5 Bước cơ bản khi làm kế toán trên excel – Kế toán Excel hiện tại đang rất phổ biến và tương lai vẫn là một trong những công cụ không thể thiếu được bởi lẽ trên 90% số doanh nghiệp tại Việt Nam là doanh nghiệp nhỏ và vừa; không ít trong số 90% đó lại có qui mô nhỏ và siêu nhỏ – Việc quản lý và làm công tác kế toán trên Excel vẫn là một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu qua 05 bước cơ bản để làm trên file kế toán Excel một cách khoa học và hiệu quả: 1. Thiết lập thông tin về doanh nghiệp và chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng Đây là những thông tin cơ bản nhất về doanh nghiệp mà mọi phần mềm hay file kế toán Excel cần phải có để từ đó kế toán của công ty sẽ biết được phải tổ chức hệ thống sổ sách chứng từ của doanh nghiệp như thế nào để phát huy tối đa hiệu quả của file kế toán Excel. Một số thông tin cơ bản tron phần này gồm: – Thông tin về ban giám đốc, bộ phận kế toán, bộ phận hỗ trợ: Tên giám đốc, kế toán trưởng, mã số thuế, ngành nghề hoạt động – Chính sách kế toán: Áp dụng theo quyết định 15 hay 48, phương pháp khấu hao tài sản cố định,… Nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thì chúng ta chắc chắn phải có phân hệ sản xuất, trong khi nếu chỉ là công ty cung cấp dịch vụ tư vấn thì chúng ta chỉ cần các phân hệ kế toán cơ bản mà không cần quan tâm lắm tới các phân hệ về Sản xuất – tính giá thành, quản lý hàng tồn kho …. Căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau thì công ty phải xác định xem sẽ chọn Quyết định 15 hay 48 sao cho phục vụ tốt nhất cho công tác kế toán và hoạt động của doanh nghiệp, từ đó kế toán sẽ xây dựng được hệ thống tài khoản tương ứng… 2. Xây dựng danh mục: Hệ thống tài khoản, Khách hàng, Nhà cung cấp, Hàng hóa, Vật tư, Tài sản cố định Danh mục là một trong những yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ phần mềm hay file kế toán excel, nó quan trọng bởi lẽ có những thông tin sẽ được sử dụng nhiều lần, lặp đi lặp lại trong kỳ kế toán của doanh nghiệp và khi xây dựng được một danh mục theo dõi và quản lý các thông tin đó thì việc truy xuất thông tin để điền vào form mẫu hoặc báo cáo đang làm trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Ví dụ về ý nghĩa của Danh mục nhân viên trong file kế toán trên Excel Khi chúng ta cập nhật phiếu lương cho từng nhân viên ở từng tháng thì các thông tin của nhân viên thể hiện trên phiếu lương chắc chắn sẽ gồm: Tên nhân viên, chức vụ, lương cơ bản, hệ số, …. Khi đó tác dụng của Danh sách nhân viên ( một loại danh mục ) sẽ được phát huy tối đa, căn cứ trên Mã nhân viên mà chúng ta nhập trên phiếu lương thì chỉ cần vận dụng các hàm – công thức Excel là chúng ta đã có thể lấy được tất cả các thông tin của nhân viên đó để thể hiện trên phiếu lương. Như vậy chỉ việc xây dựng danh mục một lần là chúng ta thể sử dụng được rất nhiều lần. 3. Cập nhật số dư đầu kỳ của các tài khoản Số dư đầu kỳ các tài khoản của doanh nghiệp rất quan trọng trong việc hoàn thành sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký đặc biệt…) và lập báo cáo tài chính. Do đó trước khi tiến hành hạch toán kế toán chúng ta cần phải cập nhật số dư đầu kỳ các tài khoản vào trong File kế toán Excel mà cụ thể ở đây là trong Bảng cân đối số phát sinh. Đối với nhập số dư đầu kỳ các tài khoản trên file kế toán Excel chúng ta có những lưu ý sau: – Đơn vị tính của doanh nghiệp ngoài “VND” còn có nhiều đơn vị tính khác: “KG”, “Cái”, “M2”,… do đó ngoài việc nhập số dư đầu kỳ về mặt giá trị cho tất cả các tài khoản tại bảng cân đối số phát sinh thì chúng ta cũng phải nhập số dư đầu kỳ của hàng hóa, vật tư, tài sản cố định theo các đơn vị tính cụ thể: Số lượng bao nhiêu, đơn giá thế nào, nguyên giá hay giá trị đã khấu hao lũy kế kỳ trước. – Về mặt giá trị của số dư đầu kỳ trên file kế toán excel thì chúng ta nhập vào bảng cân đối số phát sinh – Bên cạnh đó cần lập bảng theo dõi riêng số dư đầu kỳ cho hàng hóa – tài sản cố định. 4. Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Kế toán trên Excel) Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh chúng ta sẽ nhập giá trị nghiệp vụ vào một sheet duy nhất, trong file kế toán excel của webkynang thì đó lầ sheet “data”. Đối với nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định và mua bán hàng hóa thì còn phải cập nhật thêm các thông tin khác vào các sổ hoặc bảng theo dõi được lập riêng ví dụ: Bảng theo dõi và phân bổ khấu hao tài sản cố đinh, bảng kê nhập – xuất hàng,… 5. Làm các bút toán cuối kỳ và khóa sổ kế toán. Sau khi nhập hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ chúng ta phải làm các bút toán cuối kỳ để tính được kết quả kinh doanh của kỳ kế toán, một số bút toán tiêu biểu: – Hạch toán giá trị khấu hao – Kết chuyển thuế GTGT – Tính lương – Kết chuyển Doanh thu – Chi phí – Xác định kết quả kinh doanh
