Tóm tắt lý thuyết Để xử lý thông tin được thu nhận từ các loại chứng từ kế toán thì cần thiết phải phân loại và hệ thông hóa các dữ kiện ban đầu thông qua hệ thông sổ kế toán phù hợp với đặc điểm và quy mô hoạt động của đơn vị. Xác lập 1 hệ thống sổ như trình tự và phương pháp ghi vào các loại sổ để phục vụ cho yêu cầu tổng hợp thông tin là vấn đề có ý nghĩa khoa học và thực tiễn rất quan trọng không chỉ trong điều kiện thực hiện công tác bảo toàn bằng phương pháp thủ công mà ngay cả trong điều kiện thực hiện trên hệ thống máy vi tính. Hình thức sổ kế toán là hệ thống các sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. Hình thức sổ kế toán là khái niệm được sử dụng để chỉ nội dung của công việc tổ chức hệ thông sổ kế toán. Các nội dung này bao gồm : Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ. Trình tự và phương pháp ghi vào từng loại sổ. Mối quan hệ giữa các loại số với nhau. Hiện nay ở nước ta kế toán sử dụng các hình thức sổ kế toán sau: Hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức sổ kế toán nhật ký – sổ cái. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ. Hình thức kế toán trên máy tính Trong doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán này hay hình thức sổ kế toán khác là tùy thuộc vào qui mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh hay sử dụng vốn của các cơ quan, doanh nghiệp. Vấn đề cần đặc biệt tôn trọng ở đây là khi đã lựa chọn một hình thức sổ kế toán để áp dụng trong doanh nghiệp thì nhât thiết phải tuân theo mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức số kế toán đó về các mặt: số lượng và kết cấu các loại sổ sách, môi quan hệ và sự kết hợp giữa các loại số sách trình tự và kỳ thuật ghi chép các loại sổ sách, tuyệt đối tránh tình trạng chắp vá các loại tùy tiện làm theo kiểu riêng mình. Sau đây chúng ta lần lượt nghiên cứu các hình thức sổ kế toán này. 1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung 1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi số cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 1.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây Sổ Nhật ký chung. Sổ Cái. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký chung Nội dung: Sổ Nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đôi ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổ cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái. Kết cấu và phương pháp ghi sổ Kết cấu sổ sổ Nhật ký chung được quy định thông nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này. Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên trong trường hợp một hoặc một số đôi tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khôi lượng ghi sổ Cái, đơn vị có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó. Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lắp các nghiệp vụ đã ghi trên các sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trong trường hợp này, căn cứ để ghi sổ cái là sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt. Các sổ Nhật ký đặc biệt thông dụng như: Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng đế ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho thu tiền mặt, thu qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi thu tiền (Ngân hàng A, Ngân hàng B ....) Nhật ký chi tiền: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền của đơn vị. Mẫu sổ này được mở riêng cho chi tiền mặt, chi tiền qua ngân hàng, cho từng loại tiền (đồng Việt Nam, ngoại tệ) hoặc cho từng nơi chi tiền (Ngân hàng, Ngân hàng B...) Nhật ký mua hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo từng nhóm hàng tồn kho của đơn vị, như: nguyên vật liệu, công cụ, dựng cụ, hàng hóa... Sổ Nhật ký mua hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau (mua chịu). Trường hợp trả tiền trước cho người bán thì khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng cũng ghi vào sổ này. Nhật ký hán hàng: Là sổ Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị như: bán hàng hóa, bán thành phẩm, bán dịch vụ. Sổ Nhật ký bán hàng dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (bán chịu). Trường hợp người mua trả tiền trước thì khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng cũng ghi vào sổ này. Sổ Cái Nội dung: Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Kết cấu và phương pháp ghi sổ Sổ Cái được quy định thống nhất theo mầu ban hành trong chế độ này. Ngày đầu tiên của niên độ kế toán, ghi số dư đầu niên độ kế toán của tài khoản vào dòng đầu tiên, cột số dư (Nợ hoặc Có). Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế, tính số dư để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ ghi số cộng lũy kế và số dư trang trước chuyến sang. Cuối kỳ (tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khóa sổ, cộng tống số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Nội dung: Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết nhằm phục vụ yêu cầu tính toán một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của đơn vị mà các sổ kế toán tổng hợp không thể đáp ứng được. Trong hình thức kế toán Nhật ký chung, có thể mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây: Sổ tài sản cố định; Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa; Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa) Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ; Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả; Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay; Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ... Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán; Sổ chi tiết tiêu thụ; Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. Kết cấu và phương pháp ghi chép Kết cấu của từng loại sổ, thẻ kế toán chi tiết được thiết lập phụ thuộc vào tính chất của các đôi tượng kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản lý và lập Báo cáo tài chính. Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý khác nhau, do đó, nội dung, kết câu các loại số và thẻ kế toán chi tiết được quy định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yêu cầu quản lý các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, để ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan ở các cột phù hợp. Cuổì tháng hoặc cuối quý, phải tổng hợp số liệu và khoá các sổ và thẻ kế toán chi tiết sau đó, căn cứ vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các Bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu trên các Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra đối chiếu với số phát sinh Nợ, sẽ phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái. Mọi sai sót phát hiện trong quá trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ sổ kê toán. Các Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính. 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10........... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp tửng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đôi số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lắp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. MẪU SỔ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG 2. Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái 2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng'tổng hợp chứng từ gốc. 2.2 Hình thức kế toán sổ nhật ký sổ cái gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký - Sổ Cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết 2.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký - Sổ Cái Nội dung: Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu ghi trên Nhật ký-Sổ Cái dùng để lập các Báo cáo tài chính. Kết cấu và phương pháp ghi sổ Kết cấu: Nhật ký-sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất gồm 2 phần: phần Nhật ký và phần sổ Cái. Phần Nhật ký: gồm có các cột: cột "ngày tháng ghi sổ", cột "số hiệu", cột "ngày tháng của chứng từ", cột "diễn giải" nội dung nghiệp vụ và cột "số tiền phát sinh". Phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Phần Sổ Cái: có nhiều cột, mỗi tài khoản ghi 2 cột: Cột Nợ, cột Có. Số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán. Phần Sổ Cái dùng đế phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Phương pháp ghi sổ Ghi chép hàng ngày: Hàng ngày, mỗi khi nhận được chứng từ kế toán, người giừ Nhật ký-Sổ Cái phải kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có. Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào Nhật ký-Sổ Cái. Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào Nhật ký-Sổ Cái trên một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: phần Nhật ký và phần sổ Cái. Tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu cuối tháng: Cuối tháng, cuối quý, sau khi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký- sổ Cái, nhân viên giữ sô tiến hành khóa sổ, cộng tổng số tiền ở phần Nhật ký; cộng tổng số phát sinh Nợ, cộng tổng số phát sinh Có và tính số dư cuôi tháng (hoặc quý) của từng tài khoản ở phần sổ Cái. Đồng thời kiểm tra, đối chiếu số liệu trên Nhật ký-Sổ cái, bằng cách lây tống số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản phản ánh ở phần sổ Cái đối chiếu với tổng số tiền ở phần Nhật ký. Và lấy tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản đối chiếu với tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên Nhật ký- Sổ Cái. Khi kiểm tra đôi chiếu các sei liệu nói trên, phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau đây: Tổng cộng số tiền ở phần Nhật ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản (ở phần Sổ Cái) = Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả các tài khoản (ở phần sổ Cái) Tổng số dư Nợ cuối kỳ của tất cả các tài khoản = Tổng số dư Có cuối kỳ của tất cả các tài khoản Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nội dung Sổ, thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để phản ánh, phân tích tình hình tài sản, vật tư, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, và làm căn cứ để lập Báo cáo tài chính. Trong hình thức kế toán Nhật ký-sổ Cái, có thể mở các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau đây: Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa) Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ Sổ chi tiết chi phí trả tước, chi phí phải trả Sổ chi tiết tiền gởi, tiền Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhà nước, thanh toán nội bộ... Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán Sổ chi tiết tiêu thụ Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh Kết cấu và phương pháp ghi chép Kết cấu của từng loại sổ, thẻ kế toán chi tiết được thiết lập phụ thuộc vào tính chất của các đôi tượng kế toán và yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý và lập Báo cáo tài chính. Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý khác nhau, do đó, nội dung, kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được qui định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yêu cầu quản lý các doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán, đế ghi vào các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết liên quan ở các cột phù hợp. Cuối tháng hoặc cuỗì quý, phải tổng hợp số liệu và khóa các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Sau đó, căn cứ vào các sổ và thẻ kế toán chi tiết, lập các Bảng tống hợp chi tiết. Số liệu trên các Bảng tổng hợp chi tiết phải được kiểm tra đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật ký - sổ Cái. Mọi sai sót phát hiện trong quả trình kiểm tra, đối chiếu số liệu phải được sửa chữa kịp thời theo đúng các phương pháp sửa chữa sai sót quy định trong chế độ sổ kế toán. Các bảng tống hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu và chỉnh lý số liệu được sử dụng, để lập các báo cáo tài chính. 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ nhật ký sổ Cái Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký- Sổ cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kê toán chi tiết. Cuối tháng, phải khóa sổ và tiến hành đôi chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký-sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Về nguyên tắc, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng. 3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ 3.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là "chứng từ ghi sổ". Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên số đăng chứng từ ghi sổ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán. 3.2 Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 3.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Nội dung Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh. Kết cấu và phương pháp ghi chép Cột 1: Ghi số hiệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày, tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ phải ghi số cộng lũy kế để chuyển sang trang sau: Đầu trang sổ phải ghi số cộng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm, kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lây sô liệu đôi chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái: Nội dung: Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được qui định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu ghi trên số cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với sô liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, dùng để lập báo cáo tài chính. Kết cấu của phương pháp ghi sổ cái: Kết cấu: Sổ cái của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản. Mỗi tài khoản được mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản. Sổ cái có 2 loại: sổ cái ít cột và sổ cái nhiều cột Sổ cái ít cột, thường được áp dụng cho các tài khoản có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản. Sổ cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoẩn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể kết hợp mở riêng cho một trang sổ cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng. Phương pháp ghi sổ cái Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp. Cột ghi ngày tháng ghi sổ Cột số hiệu và ngày, tháng của chứng từ ghi sổ Cột diễn giải nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ghi số tiền ghi nợ, ghi có của tài khoản vào các cột phù hợp. Cuối mỗi trang phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang đầu trang sau: Cuổì kỳ (tháng, quý), cuối niên độ kế toán phải khóa sổ, cộng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có, tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đôi số phát sinh và các báo cáo tài chính. Sổ, thể kế toán chi tiết Nội dung: Sổ, thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ảnh được. Số liệu trên sổ kê toán chi tiêt cung câp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật tư, tiền vôn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, và làm căn cứ để lập báo cáo tài chính. Trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, có thế mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Thẻ kho (ở kho vật liệu, sản phẩm, hàng hóa) Sổ chi phí sản xuất Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi phí tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với ngân sách.... Sổ chi tiết các khoản đầu tư chứng khoán Sổ chi tiết tiêu thụ phát .............. Kết cấu và phương pháp ghi chép: Mỗi đối tượng kế toán có yêu cầu quản lý và phân tích khác nhau, do đó nội dung, kết cấu các loại sổ và thẻ kế toán chi tiết được qui định mang tính hướng dẫn. Tùy theo yêu cầu quản lý và phân tích, từng loại doanh nghiệp có thể mở và lựa chọn các mẫu số kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. Căn cứ dể ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết là chứng gốc sau khi sử dụng đế lập chứng từ ghi sổ và ghi vào các sổ kế toán tổng hợp.. Cuối tháng hoặc cuối quý phải lập bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở các số và thẻ kế toán chi tiết để làm căn cứ đối chiếu với sổ cái. 3.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gôc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sô cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đãng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào số cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên số cái và bảng tổng hợp chi tiết (lập từ các sổ kê toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đôi số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đôi số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. 4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ 4.1 Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiêt trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu số in sẵn các quan hệ dối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. 4.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ gồm có các loại số kế toán sau: Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 4.3 Nội dung, kết cấu và phương pháp ghi sổ Nhật ký chứng từ: Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 nhật ký chứng từ, được đánh số từ Nhật ký chứng từ số 1 đến Nhật ký chứng từ số 10. Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ảnh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế có của các tài khoản. Một Nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau. Khi mở Nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên Nhật ký chứng từ đó số phát sinh của mỗi tài khoản được phản ảnh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành cho mồi tài khoản. Trong mọi trường hợp phát sinh bên có của mỗi tài khoản chỉ tập trung phản ảnh trên một Nhật ký chứng từ và từ Nhật ký chứng từ này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng. Số phát sinh nợ của mỗi tài khoản được phản ảnh trên các Nhật ký chứng từ khác nhau, ghi có các tài khoản có liên quan đôi ứng nợ với tài khoản này và cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các Nhật ký chứng từ đó. Để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ánh số phát sinh bên Có, một số Nhật ký chứng từ có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của tài khoản. Số liệu của các cột phản ánh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra phân tích không dùng để ghi sổ Cái. Căn cứ để ghi chép các Nhật ký chứng từ là chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, của bảng kê và bảng phân bổ. Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khóa sổ Nhật ký chứng từ cũ và mở Nhật ký chứng từ mới cho tháng sau. Mỗi lần khóa sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ Nhật ký chứng từ cũ sang Nhật ký chứng từ mới tùy theo yêu cầu cụ thế’ của từng tài khoản. Nội dung cơ bản: Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK111 “Tiền Mặt” (phần chi) đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK112 Tiền gửi ngân hàng” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 3: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK113 “Tiền đang chuyển” đối ứng Nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 4: Dùng đề phản ánh số phát sinh bên Có các TK341 “Vay và thuê tài chính”, TK 343 "Trái phiếu phát hành", đối ứng Nợ của các tài khoản liên quan. Nhật ký chứng từ số 4 ngoài phần chi có TK 341, 342, 343 đối ứng Nợ các tài khoản có liên quan, còn phần theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 341, 342, 343 đối ứng Có các tài khoản có liên quan). Nhật ký chứng từ số 5: Dùng để tổng hợp tình hình thanh toán và công I1Ợ với người cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ cho doanh nghiệp (Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”). Nhật ký chứng từ số 5 gồm có 2 phần: Phần phản ánh số phát sinh bên có TK331 đối ứng Nợ với các tài khoản liên quan và phần theo dõi thanh toán (ghi Nợ TK 331 dối ứng Có với các tài khoản liên quan). Nhật ký chứng từ số 6: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK151 “Hàng mua đang đi trên đường” nhằm theo dõi tình hình mua vật tư, hàng hóa còn đang đi trên đường. Nhật ký chứng từ số 7: Dùng để tổng hợp toàn bộ chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh bên Có các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh bao gồm TK 242, TK 152, TK 153, TK 154, TK 214, TK 241, TK 242, TK 334, TK 335, TK 338, TK 351, TK 352, TK 611, TK 621, TK 622, TK 623, TK 627, TK 631 và một số tài khoản đã phản ánh ở các Nhật ký chứng từ khác, nhưng có liên quan đến chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong kỳ, và dùng để ghi Nợ các tài khoản 154, 621, 622, , 623, 627, 631, 242, 2413, 335, 351, 641, 642. Nhật ký chứng từ số 8: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK155, 156, 157, 158, 229, 131, 511, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 821, 911. Nhật ký chứng từ số 9: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK211 “Tài sản cố định hữu hình”, TK212 “Tài sản cố định thuê tài chính”, TK213 “Tài sản cố định vô hình”, TK 217 “Bất động sản đầu tư”. Nhật ký chứng từ số 10: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK121, 128, 136, 138, 141, 161, 221, 222, 228, 229, 243, 244, 333, 336, 338, 344, 347, 411, 412, 413, 414, 415, 418, 419, 421, 431, 441, 461, 466, mỗi tài khoán được ghi trên một tờ Nhật ký chứng từ. Bảng kê: Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ 1 đến bảng kê số 11 (không có bảng kê SCI 7). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thế kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyến vào các Nhật ký chứng từ có liên quan. Báng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, số phát sinh Có trong tháng và sô dư cuối tháng...phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và chuyển sổ cuối tháng. Số liệu của bảng kê không sử dụng đế ghi sổ cái. Các bảng kê gồm: Bảng kê số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK111 “Tiền mặt” (phần thu) đối ứng Có với các tài khoản có liên quan. Bảng kê số 2: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Nợ TK112 “Tiền gửi ngân hàng” đôi ứng Có với tài khoản liên quan. Bảng kê số 3: Dùng để tính giá thành thực tế nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ. Bảng kê số 3 chỉ sử dụng ở doanh nghiệp có sử dụng giá hạch toán trong hạch toán chi tiết vật liệu. Bảng kê số 4: Dùng để tổng hợp số phát sinh bên Có của các TK 242, 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 352, 611, 621, 622, 623, 627, 631 đối ứng nợ với các TK154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo tững phân xưởng, bộ phận sản xuâ"t và chi tiết cho từng sản phẩm, dịch vụ. Bảng kê số 5: Dùng đế tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 214, 241, 242, 334, 335, 338, 351, 352, 611, 621, 622, 627, 623, 631 đối ứng nợ với các tài khoản 641, 642, 241. Trong từng tài khoản chi tiết theo yếu tố và nội dung chi phí: chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ, đồ dùng... Bảng kê số 6: Dùng để phản ánh chi phí phải trá và chi phí trả trước (TK 242 -Chi phí trả trước, TK 335 - Chi phí phải trả, TK 352 - Dự phòng phải trả). Bảng kê số 8: Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm hoặc hàng hóa theo giá thực tế và giá hạch toán (TK 155 - Thành phẩm, TK 156 - Hàng hóa, TK 158 - Hàng hóa kho bảo thuế). Bảng kê số 9: Dùng để tính giá thực tế thành phẩm, hàng hóa, hàng hóa kho báo thuế. Bảng kê số 10: Hàng gửi đi bán: Dùng để phản ánh các loại hàng hóa, thành phẩm gửi đại lý nhờ bán hộ, và gửi đi hoặc đã giao chuyển đến cho người mua, giá trị dịch vụ đã hoàn thành, bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Nguyên tắc theo dõi hàng gửi đi bán trên bảng kê số 10 là theo dõi từng hóa đơn bán hàng từ khi gửi hàng đi đến khi được coi là đã bán. Bảng kê số 11: Dùng để phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng với người mua và người đặt hàng (TK 131 - Phải thu của khách hàng). Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sẽ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quí. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên sổ Cái theo tổng số lấy từ Nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật ký chứng từ có liên quan. Số Cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng hoặc cuối quí sau khi đã khóa sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ. Sổ hoặc thẻ kết toán chi tiết: Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, các doanh nghiệp có thể mở các sổ, thẻ chi tiết theo mẫu đã hướng dẫn. Trong đó bắt buộc phải mở các sổ kế toán chi tiết sau để làm căn cứ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan là: Sổ quỹ tiền mặt (Sổ chi tiết tiền mặt) Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa Thẻ kho (Sổ kho) Sổ tài sản cố định Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng Thẻ tài sản cố định Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) Sổ chi tiết thánh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ Sổ chi tiết các tài khoản (Dùng cho các TK: 136, 138, 141, 157, 221, 222, 242, 244, 333, 334, 335, 336, 338, 344, 351, 352, 411, 421, 431, 441, ...) Sổ kế toán chi tiết theo dõi các khoản đầu tư vào công ty liên kết Sổ theo dõi phân bổ các khoản chênh lệch phát sinh khi mua khoản đầu tư vào công ty liên kết. Sổ chi tiết phát hành cổ phiếu. Sổ chi tiết cổ phiếu quỹ Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh Sổ chi phí đầu tư xây dựng Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại Sổ chi thiết thuế GTGT được miễn giảm 4.4 Trình tự ghi số kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lây số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, số chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, số chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, cộng sei liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tống hợp chi tiết theo từng tài khoản để đôi chiếu với sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ, Bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo Tài chính. 5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 5.1 Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy tính là công việc kế toán được thức hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế théo nguyên tắc một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 5.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toàn cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sần trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật Ký - sổ Cái ...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuổi tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
